Dirección de Tecnologías de Información

Respaldo de datos

Buenas prácticas y estrategias en el respaldo de datos

Hoy en día existen varias tecnologías para el respaldo de nuestros datos. Por lo mismo, debemos estar informados sobre que involucra cada una de estas tecnologías, cuáles son sus fortalezas y debilidades, cual se acomoda de mejor manera a nuestras necesidades, que tipo de información necesitamos respaldar y si cumple con la legislación vigente.

A continuación, se presenta una estrategia de respaldo de datos que consta de 5 pasos:

Estrategia de 5 pasos

Asegurar y proteger información que consideramos valiosa es esencial para la continuidad de nuestro trabajo. Hoy en día archivos y comunicaciones importantes a menudo solo existen exclusivamente en formato digital, por lo que una pérdida de datos podría tener consecuencias catastróficas en el ámbito profesional y ético.

Si usted está repensando la forma como realiza sus respaldos o desea implementar uno por primera vez, estos 5 pasos le guiarán en su implementación:

Paso 1: Análisis

El primer paso en el desarrollo de una estrategia de respaldo de datos, es analizar el tipo de datos que se va a respaldar. ¿Qué datos se almacenan?, ¿Dónde se almacena?, ¿Cuan a menudo se accede a estos datos?, ¿Cuáles son los riesgos y costos asociados si existe pérdida de estos datos? Estas son preguntas esenciales que presentan un gran reto porque los datos con los que trabajamos pueden estar almacenados en múltiples dispositivos y servicios como computadores de mesa, laptops, tablets, smartphones, plataformas en nube, etc.

En este paso, es una buena oportunidad para revisar qué información es considerada sensible para comenzar a tomar resguardos.

Al final de este paso se debe establecer:

Que tipos de datos electrónicos se manipula, teniendo una clasificación de lo que es público, interno y privado o sensible.
Donde se encuentran estos datos.
La cantidad aproximada de datos guardados.
La sensibilidad de los datos, en términos de confidencialidad y tiempo.

Paso 2: Planificar

Una vez que se ha definido el tamaño y alcance de los datos a ser respaldados, se debe desarrollar un plan de respaldo. Una buena práctica es tener datos respaldados redundantemente, es decir, por lo menos dos fuentes de respaldo y separados geográficamente con distintos servicios. Las herramientas y softwares utilizados variarán dependiendo del tamaño de los datos que se van a respaldar y la complejidad de la herramienta. En general, se debe:

Si es posible, enfocarse en herramientas de carácter empresarial. Generalmente, herramientas open source o comunitarias no son adecuadas para datos que contienen carácter de sensible o confidencial.
Cerciorarse que el espacio disponible que provee la herramienta es por lo menos dos veces mayor a la cantidad de datos que se van a respaldar. Lo más probable es que en el futuro, la cantidad de datos a respaldar aumentará.
Estar consciente de las características del servicio como, por ejemplo, las licencias, el nivel de seguridad que provee la herramienta, como se acceden a los datos respaldados, las condiciones y términos del servicio, etc.
Mantener una copia local de los datos respaldados por terceros. Asegurarse que el servicio contratado tiene sus propios métodos de respaldo.
Siempre tener presente la seguridad. Los datos necesitan ser respaldados, pero también con controles de seguridad.

Paso 3: Implementar

Las fallas en la implementación suelen ocurrir por la poca experiencia del usuario al usar la herramienta y el poco o nulo soporte.

Las claves para una implementación exitosa son:

Cumplir con todas las recomendaciones del Paso 2.
Ser flexible. Si se encuentra con algo no planificado, este es el tiempo para remediarlo.
Si es necesario, consulte con un experto que lo ayude a implementar su sistema de respaldo correctamente.

Paso 4: Probar

Es común que suceda el siguiente escenario: Los datos de nuestro equipo se pierden por algún incidente. Al intentar recuperar los datos por medio del sistema de respaldo implementado, este recupera datos antiguos, solo parte de los datos o no recupera los datos deseados. Pueden ser múltiples razones del porqué podría suceder esto, pero el resultado siempre es el mismo: Los esfuerzos en respaldar los datos podrían quedar en nada porque el sistema nunca se probó y por ende nunca se dio cuenta que no estaba trabajando correctamente.

Como buena práctica, siempre realice pruebas con los datos respaldados, después de realizar algún respaldo, y continuamente en el tiempo. De esta forma, siempre estará preparado.

Pruebe el sistema de respaldo de datos inmediatamente para asegurarse que funcione correctamente.
Periódicamente realice pruebas de recuperación de sus datos, para verificar que los respaldos son funcionales.
Esté preparado para restaurar sus datos cuando sea requerido.

Paso 5: Revisar

Su estrategia de respaldo de datos puede quedar obsoleta al poco tiempo. La razón es simple, nuevas tecnologías van apareciendo. Nuevos softwares, herramientas y datos pueden requerir ir ajustando la estrategia de respaldo.

Considere revisar su estrategia de respaldo anualmente.
Cuando una nueva tecnología esté disponible, considere realizar una inversión si lo estima necesario.

Soluciones de Respaldo Seguras (de pago):

A continuación, se listan algunas soluciones de respaldo de datos en el mercado para uso personal o corporativo. Algunas de estas soluciones tienen planes gratuitos limitando el espacio disponible para respaldo y por una pequeña cantidad de dinero mensual, se puede ir aumentando la cuota de espacio.

Code42/CrashPlan (http://www.code42.com/crashplan/).
SpiderOak (https://spideroak.com/)
BackBlaze (https://www.backblaze.com/)
Mozy (https://mozy.com/)

OneDrive, Dropbox y Google Drive

OneDrive: En el mes de noviembre del año 2015, Microsoft anunció que su plataforma OneDrive dejaría de ser potenciado como una herramienta de respaldo de datos y pasaría a ser fortalecido como una herramienta de colaboración documental integrado con sus servicios de Office 365. Por lo tanto, con esta declaración, no se recomienda utilizar este servicio para respaldar datos.
Dropbox: Es una plataforma de colaboración y respaldo de archivos con resguardo del historial hasta 30 días. Aunque es un servicio masivo, se debería tener cuidado con los datos que se almacenan, puesto que su política de privacidad permite recolectar datos privados tales como IPs, el tipo de dispositivo usado e incluso su ubicación. Además, cierta información del perfil puede ser compartida con otros usuarios y los datos almacenados pudieran ser divulgados a terceros en caso de ser solicitada y si es que Dropbox lo considera necesario. No posee encriptación local de archivos, por lo cual lo hace inseguro si existe pérdida del dispositivo.
Google Drive: Es un servicio similar a Dropbox y su política de privacidad contiene declaraciones análogas. No posee encriptación local de archivos, por lo cual lo hace inseguro si existe pérdida del dispositivo.

¿Qué es un respaldo, tipos y formas de respaldo?

La Dirección de Tecnologías de Información cuenta con una Mesa de Ayuda a la que puedes llamar en caso que exista alguna duda sobre el funcionamiento de los servicios de su responsabilidad. El número está disponible en horario de oficina y te entregará apoyo para el buen funcionamiento.

Contacto: Mesa de Ayuda
Fono: +56 63 2221376
Email: mesadeayuda@uach.cl

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