El Departamento de Presupuesto y Adquisiciones se compone de las unidades de Presupuesto y de Adquisiciones cuyas funciones y responsabilidades son las siguientes:

La unidad de Presupuesto es el área crucial para la gestión financiera efectiva, garantizando que la institución utilice sus recursos de manera eficiente y alineada con sus objetivos estratégicos, también, lleva la contabilidad presupuestaria, y se encarga de planificar, coordinar y controlar el uso de los recursos financieros. Sus principales funciones incluyen:

• Elaboración del presupuesto anual, basándose en las necesidades y objetivos de cada departamento.
• Monitoreo y control de los gastos reales versus los presupuestados, analizando sus variaciones
• Realiza análisis de costos y beneficios para apoyar la toma de decisiones estratégicas.
• Genera informes periódicos sobre el estado financiero de la institución, proporcionando información relevante para la toma de decisiones.
• Ajusta los presupuestos según sea necesario para responder a cambios en el entorno económico o en la estrategia de la institución.
• Busca las formas de optimizar los recursos y reducir costos sin afectar la calidad de la docencia.
• Colabora en la formulación de planes a largo plazo y proyectos de inversión, asegurando que los recursos necesarios estén disponibles.

La unidad de adquisiciones es responsable de asegurar que la institución obtenga los bienes y servicios para su funcionamiento, dentro de un marco eficiente, económica y oportuno, además, es la única área autoriza para gestionar y emitir órdenes de compra de bienes y servicios. Dentro de sus principales funciones se incluyen:

• Trabajar con diferentes departamentos para determinar bienes y servicios que se necesitan.
• Investigar y evaluar posibles proveedores para encontrar aquellos que ofrezcan la mejor calidad, precio y condiciones de entrega
• Negocia precio, contratos y términos de compra con los proveedores área asegurar las mejores condiciones posibles para la institución.
• Es responsable de la creación y seguimiento de órdenes de compra, asegurándo que se cumplan los plazos de entrega y condiciones acordadas.
• Mantiene comunicación fluida y positiva con los proveedores, resolviendo problemas y fomentando relaciones de largo plazo.
• Realiza análisis de costos y rendimientos de los proveedores para mejorar la eficiencia de las adquisiciones y reducir gastos.
• Asegura que todas las adquisiciones cumplan con las leyes y regulaciones aplicables.

Formularios:

Solicitud de Centros de Costo
Solicitud de Modificacion de Flujos de Aprobacion
Solicitud de Creación de Proveedores

Decretos de Presupuesto:

2022: Decreto 23 de 2022
2023: Decreto 83 de 2022
2024: Decreto 34 de 2024

Unidad de Adquisiciones:

Formularios:
Ficha Actualización de registros de Proveedores-Uach
Ficha Operación Comercial al Exterior (FOCE)
Ficha Solicitud de Inscripción Registro Proveedores-Uach
Formulario Solicitud de Compra Pasaje Nacional e Internacional
Formulario Transferencia Electrónica Internacional (FTEI)

Decretos de Adquisiciones:
Reglamento de procedimientos de Convenios y Contratos (decreto 013) 2012
Resol 22 de 2024_Departamento Presupuesto y Adquisiciones

Guías instructivos, tutoriales:
Catálogo Abastecimiento
Flujo Pago via Transferencia Electrónica Internacional (TEI)
Guía 6 pasos para compras al Exterior
Guía Práctica Solicitudes de Compras Línea Bienes
Guía Práctica Solicitudes de Compras Línea Servicios por Cantidad
Maestro de Códigos y Plan de Categoría de Gastos